Formatos para recopilar información en la propiedad horizontal

La información es uno de los recursos más importantes en la propiedad horizontal, sirve de  apoyo para la toma de decisiones;  su utilidad empieza desde la presentación de informes del administrador, toma de decisiones basada en los indicadores y la gestión de la copropiedad.

Para el correcto ejercicio de la administración es necesario contar con una información que sea exacta y que facilite la ejecución de sus actividades y a su vez,  sirva de base para verificar la gestión del administrador:

  • El listado de las copropiedades de la propiedad horizontal (Casas, apartamentos, garajes, depósitos). Sirve para votaciones, atención de requerimientos.
  • La Información de los propietarios de las copropiedades, para atención de requerimientos, comunicados, votaciones, asistencias, cobros, etc.
  • Las Solicitudes que recibe el administrador.
  • La Gestión de qué labores ha realizado el administrador y qué tareas tiene pendiente.
  • Las Tareas asignadas por el consejo y tareas cumplidas.
  • El Informe de cartera.
  • Comunicarse con un residente en caso de emergencia (Incendio, Robo, etc.)

La información de las copropiedades y sus propietarios permite hacer una correcta gestión de las peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias (PQRFS) realizadas por los propietarios; lo anterior reduce los problemas de convocatorias a las reuniones, facilita la información a aquellos propietarios que no viven en sus inmuebles, mejora la gestión de cartera y de la administración.

Un recurso valioso es contar con un listado de la información de los copropietarios para realizar la gestión de administración, por ejemplo: Hacerle llegar comunicados.

Para que la recolección de información sea más eficiente, ésta debería elaborarse a través de un sistema vía Internet;  ahora, si la copropiedad no cuenta con un sistema web, a continuación encontrarán unas hojas de cálculo que servirán como un medio semiautomático  de recolección de la misma, también sirve para personas que no usan Internet, como algunos adultos mayores

Al final del artículo podrá descargar un formato de recopilación de la información de copropietarios o residentes, el formato está configurado para imprimirse en tamaño carta. El archivo consta de tres hojas de cálculo.

La primera denominada “Datos Copropietarios” está elaborada para ahorrar la mayor cantidad de papel, por lo que permite imprimir dos formatos en una hoja que está elaborada para ser impresa y distribuida a las unidades residenciales.

La segunda hoja “Apartamentos” permite guardar en un listado la información básica de las copropiedades, la información de este listado permite la gestión de los llamados a lista y la gestión de las  votaciones.

La tercera hoja “Residentes” permite crear el listado de las personas de la copropiedad. Este listado es información base para las comunicaciones entre la administración y los copropietarios, la gestión de incidentes por parte del comité de convivencia, la atención en portería y la gestión de cartera.

En el archivo, resaltado en color rojo, podrán encontrar el texto que se debe cambiar para personalizar el archivo.

El archivo fue realizado con la idea de simplificar la gestión del conjunto, facilitar al Administrador el trámite del  directorio de copropietarios y al Consejo la supervisión de las actividades realizadas.

Otra manera de mantener la información al día es mantener la lista de contactos del correo de la copropiedad actualizado, todas las cuentas de correo permiten descargar la lista de copropietarios.

Siéntase libre de usar los formatos aquí referenciados, sin embargo se entregan tal como están, exonerándonos de cualquier responsabilidad por su uso o errores en él formato.

A continuación encontraras el link para descargar el archivo:

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17 comentarios en “Formatos para recopilar información en la propiedad horizontal

    • Estimado lector.

      Buen día.

      El CHIP: Es el «Código Homologado de Identificación Predial», sirve para pago de los impuestos de tu copropiedad Casa, Apartamento, Garaje o Deposito a través de Internet.

      Esperamos que la respuesta te sea de utilidad.

      Gracias por consultarnos.

      Saludos

      Gustavo Molina

    • el chip es una identificacion alfa numerica de cada inmueble. por ejemplo AAA528J256, lo puede encontrar en el certificado de libertad o el recibo de impuesto predial de cada inmueble

  • Buenas tardes. Acudiendo a la Ley 675 del 2001, el administrador de mi condominio nos esta exigiendo la presentacion de un CERTIFICADO DE TRADICION DEL INMUEBLE.
    Mas del 50% de los propietarios no lo ha presentado entre ellos yo, debido a que no aceptamos que el administardor se entere de asuntos que son meramente de manejo del propietario.. Es cierto que bajo esa ley puede reclamarnos ese documento? Dice que en caso de no presentarlo, la administracion acudira al ente encargado a solicitarlo y cobrara en la factura mensual por administarcion su costo.
    Es esto correcto? Puede la administracion solicitar ese documento? Bajo que argumentos?. Entre otras, nos negamos a entregar un documento tan privado por la inseguridad reinante… en mi unidad se han dado robos y hace algunos años un asesinato. Muchas garcias por la atención.

    • Tal vez, el administrador lo hace para verificar que el que dice ser propietario de uno de los inmuebles de la P.H. realmente lo sea.
      Si en Asamblea de propietarios se aprobó este mecanismo, el administrador puede pedirlo.
      «ASPECTOS FORMALES DE LA REUNIÓN Este es el procedimiento que se cumple en la asamblea ordinaria: Verificación de asistencia. Generalmente los propietarios no presentan sus escrituras, ni certificados de tradición para demostrar que son dueños de las viviendas; sin embargo, si existe duda se puede solicitar. Es de mucha utilidad el libro de propietarios. Si un arrendatario o tenedor a otro título desea asistir para tratar algún asunto que lo pueda afectar, debe comunicarlo previamente a la administración para que esta explique su acceso e intervención si es el caso (Sentencia C-318 del 2002).

    • Buenas tardes
      Entre laa obligaciones de la administración esta el mantener la información de lps porpietarios y residentes al día
      Y lo unico que demuestra la propiedad de un inmueble es el certificado de libertad del mismo.
      Por lo que esta en todo su deber de solicitar la actualización del mismo.
      Y de cada inmueble de la copropiedad o sea si los garajes y depositos tienen matricula inmobiliaria aparte se debe tener la informacion completa

        • En propiedad horizontal el administrador está obligado a llevar un registro de propietarios; se debe tener en cuenta que la propiedad de un inmueble se demuestra por medio del Certificado de Tradición y, no es procedente que el administrador inscriba en este registro a alguna persona como propietario de una unidad privada por la simple manifestación de la persona que así lo indica. Este proceso cuando es cumplido en debida forma por el administrador ofrece garantía al resto de propietarios, entre otros asuntos, el estar seguros que quienes asisten a la Asamblea General de Propietarios si lo son.

          • «ey 675 de 2001:

            Artículo 51. Funciones del administrador.La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:
            ——–
            2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.”

            Es muy importante que tenga presente que, usted como copropietario, no está obligado
            ey 675 de 2001:

            Artículo 51. Funciones del administrador.La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:

            2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.”

            Es importante tener presente que, a pesar de ser usted copropietario, nadie lo puede obligar a suministrar sus datos personales, familiares, laborales, ni profesionales; aunque la Ley 675 de 2001 haga referencia a un Libro de Registro.

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