Plantilla de presupuesto de Propiedad Horizontal

El presupuesto es una de las principales herramientas de la administración para la consecución de objetivos. Mediante un presupuesto calculamos,  de manera anticipada y aproximada,  los ingresos y gastos de una determinada actividad económica durante un período de tiempo;  nos sirve para saber el costo de un servicio o determinar las necesidades o proyecciones para alcanzar una meta.

Adjunto a este artículo hay un  ejemplo de un presupuesto de propiedad horizontal,  elaborado en Excel,  y en el que se busca ingresar la menor cantidad posible de información para evitar confundir al usuario.

Comencemos con la determinación de costos y luego seguimos al archivo de Excel y su aplicabilidad.

En propiedad horizontal los ingresos se dan principalmente por las cuotas de administración. Existen otros como son multas, intereses, etc.

Generalmente, los administradores sólo colocan como ingreso en el Presupuesto las cuotas de administración, debido a que los otros representan un monto mínimo y/o  variable respecto a éstas.

En el archivo se deja un listado de rubros de gastos más comunes. Están ordenados de mayor a menor. Éstos pueden ser cambiados según las necesidades.

Para determinar las cuotas de administración del Presupuesto, se dividen los costos por los promedios de coeficiente y cantidad de tipos de unidad de propiedad horizontal (apartamentos y garajes, depósitos, etc.);  de esta manera,  se genera un valor equitativo por unidad residencial. Existen casos de conjuntos residenciales en los que los tamaños de los apartamentos varían significativamente, y cuando esto ocurre hay que crear la separación por tipo de apartamento.

En el archivo ejemplo de Presupuesto debemos ingresar los valores de la cuota anterior para calcular el porcentaje y comparar la variación con respecto al nuevo año, hay que digitar los parámetros de valores del tamaño de la copropiedad y la cantidad de las mismas, el porcentaje de imprevistos (porcentaje en que se quiere mejorar las cuotas de administración) y,  por último,  los rubros de gastos del Presupuesto. Si se omite  porcentaje por pronto pago, el presupuesto queda en el punto de equilibrio.

Se dejan dos hojas en el libro de Excel, la primera con el ejemplo del Presupuesto y la segunda adicionando un comparativo con el  año anterior.  Los valores para el año a proyectar, siempre, se deben ingresar en la primera hoja. Se resaltó, en color amarillo tenue, la información que es necesaria ingresar para generar el presupuesto. En verde la  fórmula del resultado por tipo de copropiedad.

Los valores ingresados para el ejemplo son supuestos y aleatorios. La hoja se entrega tal cual, sin ninguna garantía por su contenido. Cualquier opinión de mejora u observación será tenida en cuenta. El archivo se puede descargar pulsando clic Plantilla-Presupuesto

Para finalizar les recuerdo:

  • Cada quien tiene su forma de matar pulgas, así que puede haber una gran cantidad de maneras de hacer el mismo trabajo.
  • Estos artículos son ejemplos; así que, si tienes una mejor manera de hacerlo, o puedes colaborarme con alguna observación, tu comentario es bienvenido.
  • No asumo ninguna responsabilidad por el uso de lo expuesto.
  • Si los artículos te son de utilidad, no olvides un “Me Gusta”, o dejar algún comentario.

Gustavo Molina

Ingeniero de Sistemas

30 comentarios en “Plantilla de presupuesto de Propiedad Horizontal

    • Soy líder de una zona horizontal
      Mi pregunta es la siguiente. !
      Quienes conforma la asamblea.?
      Él administrador debe tener un conocimiento de la misma.?
      Gracias por su pronta respuesta.!

      • Si hace referencia a una asamblea de copropietarios, la conforman todos los dueños de los inmuebles que hacen parte del conjunto o edificio de propiedad horizontal. El administrador recibe sus facultades de la asambleae, mediante reglamento de propiedad horizontal y quien aspire a este cargo debe conocer de la propiedad horizontal, de sus autoridades, etc., para el buen desempeño de su función.

      • La asamblea general de copropietarios la conforman los propietarios de unidades privados o sus delegados(apoderados), el administrador debe ser una persona idónea y con conocimientos en la ley 675 de 2001 y otras; debe saber como se convoca una asamblea y quienes pueden convocar. Así mismo la preparación misma de la asamblea y lo que de ello deriva.

      • El coeficiente está en el reglamento de propiedad horizontal y es el porcentaje de tamaño de cada propiedad privada, sirve para definir el peso del voto en las asambleas. Los votos no se cuentan por cantidad, sino suman el porcentaje de coeficiente, ganando la votación que más coeficiente tenga.

  • Es logico que en la elaboracion del presupuesto de un propiedad horizonta que un execende??. Ose que los ingresos que se proyectan recibir sean mayores a los gastso presupuestados???

    • Edgar

      Buen día.

      El presupuesto depende de la manera en que los copropietarios proyecten su administración. Personalmente trabajamos un presupuesto cercano al punto de equilibrio y usamos cuotas extraordinarias para arreglos.
      Otra manera es trabajar el presupuesto es con un excedente, con la finalidad de usarlo posteriormente para trabajos de mantenimiento (arreglos), como son: Pintura de fachada, impermeabilización, cambio de tuberías.

      La primera tiene la desventaja que los propietarios iniciales pueden haber vendido la copropiedad y que el nuevo tenga que asumir reparaciones y en la segunda opción, “Presupuesto que excede el gasto”, el inconveniente radica en que si no se aparta el dinero para una finalidad específica, en el siguiente periodo puede existir una dilapidación de lo ahorrado.

      Si te fijas en el archivo de presupuesto, éste se elaboró a punto de equilibrio, es decir, nos basamos en los gastos para calcular la cuota; sin embargo, redondeamos los valores al 1,000 superior, esto hace que cuando calculamos los ingresos exista un margen de ingreso adicional, el cual ayuda con el flujo de caja para las cuotas que no son pagadas oportunamente y, posteriormente, sirve como ahorro para mantenimientos no previstos.

      No es recomendable, pero también puede existir el caso contrario y es un presupuesto con una cuota ligeramente inferior a los gastos del año. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando en el año anterior se proyectaron unos pagos y no se realizaron en la vigencia y el gasto se completó para imprevistos. En este caso, los copropietarios ya pagaron por el servicio, así que no se puede volver a solicitar dinero para cubrir ese rubro, sino buscar el dinero que falta, mejorando los cobros de cartera. Aclarando que esta última opción no es la mejor y solo se debe emplear cuando tienes la certeza de un ingreso seguro en la cartera.

      Esperamos haberte sido de utilidad.

  • hoLA una constructora “realizó una comunidad en determinado lote de terreno, allí planificó cuatro torres de 50 apartamentos cada una, a la fecha ha entregado solo tres torres, al momento de entregar la cuarta torre argumenta que no puede hacer la entrega material de dicho bien ya que por error en sus cálculos económicos no la podrá realizar y únicamente entrega los muros estructurales de dicha torre.
    ¿Señor administrador (a) usted en ejercicio de sus funciones que haría para calcular su presupuesto anual de nuestra bien ponderada comunidad?
    ¿En virtud a su respuesta anterior explique cómo generaría las cuotas de administración de su comunidad?
    Les agradezco si pueden informarme que debo hacer?? mil gracias, es de carácter urgente.

  • ¿Es legal que una administración del conjunto cobre multas por inasistencia a una asamblea de copropietarios?, cuando lo que realmente ocurrió fue una llegada tarde a la misma.

    • Sí, es legal. Estas sanciones y multas se deben encontrar estipuladas en el Reglamento de P.H., aprobado por Asamblea de Propietarios. Hay unidades residenciales donde toman lista de los asistentes al inicio y al final de la reunión, con el objeto de no sancionar a quienes llegan tarde. Revise el reglamento para saber qué estipula en estos casos.

  • Vivo en un conjunto donde el local más cercano queda en el siguiente barrio hay un supermercado en las afueras pero es muy costoso e igual queda lejos los copropietarios queremos usar una zona común para adecuar un local para el servicios de la copropiedad que debemos hacer

    • Como ya se ha dicho reiteradamente, todo depende de lo decidido en asamblea de propietarios, con aprobación de quórum legal y plasmado en el reglamento de propiedad horizontal. Así mismo, designar a quién se va a hacer cargo de la misma, valor del arriendo y todo lo relacionado con el tema.

  • Un centro comercial el l ciudad de Tunja, uno de los copropietarios solicita que se rijan a la ley 675, teniendo en cuent alos modulos de contribucion. se puede hacer ya teniendo en cuenta las expensas por medio de los coeficientes.

  • Por motivos del nombramiento irregular de la Administradora por parte del Consejo de administración, 45 propietarios solicitamos una asamblea extraordinaria para objetar y anular el nombramiento. (Solo era necesario que 28 propietatios lo solicitaran). El Consejo de administración obstruyó y no permitió la Asamblea extraordinaria. Que debemos hacer y/o ante que Entidad se instaura la demanda pertinente?

    • El nombramiento del administrador le corresponde a la asamblea general, excepto en las copropiedades de conjuntos residenciales o edificios en las que exista el «consejo de administración» el cual, por facultad otorgada por la misma asamblea de propietarios, será quien lo elija, de acuerdo con el articulo 50 de la Ley 675 de 2001. Si consideran que el nombramiento fue irregular, impugnen la decisión, tal como lo señala el art.ARTÍCULO 49. «Impugnación de decisiones. El administrador, el Revisor Fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-318 de 2002, bajo el entendido descrito en el resuelve de la sentencia.

      Inciso derogado por el literal c), art. 626, Ley 1564 de 2012. La impugnación sólo podrá intentarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta. Será aplicable para efectos del presente artículo, el procedimiento consagrado en el artículo 194 del Código de Comercio o en las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.

      PARÁGRAFO. Exceptúanse de la disposición contenida en el presente artículo, las decisiones de la asamblea general, por medio de las cuales se impongan sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se regirán por lo dispuesto en el Capítulo Segundo, del Título II de la presente ley».

  • se puede en los ingresos presupuestados contemplar una recuperación de cartera, y la contribución de manillas o intereses sobre cuotas de administración si se tiene un histórico de estos rubros ??
    se que la mayoría de los administradores solo presupuestan como ingresos las cuotas de administracion

    • Aunque hay conjuntos de propiedad horizontal donde la recuperación de cartera forma parte del presupuesto, hay otros que prefieren no incluirlo en éste, porque no es un ingreso seguro a corto plazo, sino que amerita de un proceso para obtener un resultado final, proceso que no es fácil y para el cual hay que ofrecer alternativas de pago que motiven a los deudores morosos a cancelar lo adeudado. Incluir esto en el presupuesto es como dar a esta expectativa de pago una certeza que no es posible ni a corto, ni a mediado plazo.

  • Es un requisito obligatorio que el administrador de un conjunto residencial tenga conocimientos y experiencia administración de propiedad horizontal?
    Se puede solicitar la destitución del administrador por no tener el conocimiento y experiencia o si el administrador y su familia agreden físicamente a un residente propietario ?

    Mil gracias, tenemos inconvenientes gravisimos en un conjunto de la ciudad de Floridablanca, me podrían recomendar un abogado en propiedad horizontal.

  • Buenos dias. Digame algo por favor. En la mayoria de los edificios se ofrece un descuento de cuota de administracion, por pronto pago. Como se ve afectado el presupuesto? Porque si proyectamos las cuotas de administracion con base en un presupusto en punto de equilibrio, yse ofrece un descuento del 10% y el 90 se acojen a este descuento, entonces el presupuesto queda con un gran faltante. Esta figura de los descuentos es legal? o esto es una multa al que no paga a tiempo? Muchas gracias.

    • La cuota de administración está presupuestada sobre el 90% (la que incluye el descuento), calculada sobre el punto de equilibrio de todos los gastos. El 100% para los propietarios que no paguen dentro del tiempo establecido, para tener derecho al 10% de descuento,representa una especie de «castigo» para ellos.

      La figura de los descuentos es legal, pero debe estar reglamentada dentro del reglamento de propiedad horizontal de la Copropiedad.

  • Tego dos preguntas… Se que hay un tiempo estipulado por la ley para derogar o impugnar el acta donlas decisiones alli tomadas en la asamblea general ordinaria. Si ha solicite el acta y se dilata la entrega de la misma como puedo proceder a impugnar? .. Y la otra es q si la ley obliga a las propiedades horizontales a establecer el 1% para imprevistos y se recoge menos del porcentaje puedo demandar? Ese 1% q se resguarda es anual o mensual?

    • La Ley 675 del 2001 no señala que las actas deban registrarse en alguna entidad especial, pero sí determina que la copia de esta, debidamente suscrita, será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre su falsedad.

      Vale recordar que la única formalidad que exige la ley, luego de que el presidente y el secretario la firme, es que el administrador ponga a disposición de los dueños del edificio o conjunto copia completa del texto en el lugar determinado como sede de la administración, de lo cual deberá informar a cada uno de los propietarios.

      Este requisito se cumplirá dentro de un lapso no superior a veinte días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión. Igualmente, el administrador debe entregar copia a quien la solicite; la misma ley dispone que en caso de que no se entregue el acta, el dueño de la unidad privada puede acudir al alcalde municipal o distrital, o su delegado, si el caso lo amerita, para que ordene que se la dé. La desobediencia de esta disposición consagrada en la normatividad vigente acarreará sanción policiva.

      «Este procedimiento se efectuará ante un juez civil municipal, adjuntando copia del acta que el interesado podrá solicitar al administrador. En caso de que este no la entregue, el solicitante podrá dirigirse al Alcalde para que imparta la orden pertinente. En cuanto a las decisiones que tome la asamblea sin ajustarse al reglamento o a la ley (en lo referente a normas de orden público), estas deberán impugnarse con el procedimiento anotado».

      La Ley 675 de 2001 establece en su»ARTÍCULO 35. Fondo de imprevistos. La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1 %) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.

      La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta por ciento (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.

      El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.

      PARÁGRAFO. El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo».

    • «El Fondo de Imprevistos corresponde a recursos adicionales para atender situaciones no previstas, por tanto en el momento de su recaudo se adelantan cuotas extraordinarias, en las que se incurrirían en el momento de presentarse tal situación si no se tuvieran dichos recursos.

      De lo anterior, se deduce que los dineros recibidos por concepto del Fondo de Imprevistos corresponden a otros ingresos de la copropiedad, diferentes a los recibidos de la cuota ordinaria de administración, finalmente una vez presentada la situación inesperada se utilizaran para sufragar los gastos o inversiones que de ella se deriven».

  • Teniendo encuenta los tiempos q existen para derogar o impugnar una asamblea, a sabiendas q el administrador esta dilatando la entrega del acta de la asamblea general y por ende el presupuesto pactado, puedo impugnar para alargar los tiempos? Puedo impugnar una decisión de recolectar una cantidad menor al 1% q manda la ley para imprevistos? Y por ultimo este 1% es mensual o se divide en los 12 meses? Gracias

    • El Administrador de una P.H. tiene, tal como lo establece el art. 47 de la Ley 675 de 2001:»…Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.

      La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.

      PARÁGRAFO. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo».

      Importante saber que con la entrada en vigencia del nuevo Código General del Proceso en Colombia, los procesos de impugnación y de solución de conflictos referidos en la Ley 675 de 2001 se regularán por las normas contenidas en la ley 1564 de 2012, esto es, en los artículos 382 y 390 inciso 1º.

      «ARTÍCULO 382. IMPUGNACIÓN DE ACTOS DE ASAMBLEAS, JUNTAS DIRECTIVAS O DE SOCIOS. La demanda de impugnación de actos o decisiones de asambleas, juntas directivas, juntas de socios o de cualquier otro órgano directivo de personas jurídicas de derecho privado, solo podrá proponerse, so pena de caducidad, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del acto respectivo y deberá dirigirse contra la entidad. Si se tratare de acuerdos o actos sujetos a registro, el término se contará desde la fecha de la inscripción.

      En la demanda podrá pedirse la suspensión provisional de los efectos del acto impugnado por violación de las disposiciones invocadas por el solicitante, cuando tal violación surja del análisis del acto demandado, su confrontación con las normas, el reglamento o los estatutos respectivos invocados como violados, o del estudio de las pruebas allegadas con la solicitud. El demandante prestará caución en la cuantía que el juez señale»

      El auto que decrete la medida es apelable en el efecto devolutivo.

      Lo que primero debe tenerse en cuenta son los motivos por los que se puede impugnar, porque lo que se requiere es que la decisión de la Asamblea haya ido en contra, o por encima de lo que establece la Ley, el régimen de Propiedad Horizontal Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal del edificio o conjunto: «Art.49.- IMPUGNACIÓN DE DECISIONES. El administrador, el Revisor Fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal.

      PARÁGRAFO. Exceptúanse de la disposición contenida en el presente artículo, las decisiones de la asamblea general, por medio de las cuales se impongan sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se regirán por lo dispuesto en el Capítulo Segundo, del Título II de la presente ley», lo que significa que no podemos tomar como causales o motivos de impugnación lo que se nos ocurra, sino sólo los que atentan contra la Ley y el Reglamento de P.H.

      Recuerde que las decisiones que se toman referente a la propiedad horizontal deben ser tomadas en asamblea de propietarios y con el quórum establecido para decisiones económicas.

    • Importante saber que con la entrada en vigencia del nuevo el Código General del Proceso en Colombia, los procesos de impugnación y de solución de conflictos referidos en la Ley 675 de 2001 se regularán por las normas contenidas en la ley 1564 de 2012, esto es, en los artículos 382 y 390 inciso 1º.

      «ARTÍCULO 382. IMPUGNACIÓN DE ACTOS DE ASAMBLEAS, JUNTAS DIRECTIVAS O DE SOCIOS. La demanda de impugnación de actos o decisiones de asambleas, juntas directivas, juntas de socios o de cualquier otro órgano directivo de personas jurídicas de derecho privado, solo podrá proponerse, so pena de caducidad, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del acto respectivo y deberá dirigirse contra la entidad. Si se tratare de acuerdos o actos sujetos a registro, el término se contará desde la fecha de la inscripción.

      En la demanda podrá pedirse la suspensión provisional de los efectos del acto impugnado por violación de las disposiciones invocadas por el solicitante, cuando tal violación surja del análisis del acto demandado, su confrontación con las normas, el reglamento o los estatutos respectivos invocados como violados, o del estudio de las pruebas allegadas con la solicitud. El demandante prestará caución en la cuantía que el juez señale»

      El auto que decrete la medida es apelable en el efecto devolutivo.

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