El Libro de copropietarios

Una de las herramientas más importantes con la que se cuenta para la administración de una copropiedad horizontal es el registro de los copropietarios. El registro de copropietarios está contemplado en la Ley 675 de 2001, más específicamente en el capítulo XI, artículo 51: “Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.

Aunque la Ley especifica que es una función del administrador, en ningún momento habla de la información que debe llevar el mismo. Los datos del registro de propietarios y residentes son de vital importancia para contactar a los mismos, tanto para convocatorias a asambleas, postularse como representante del consejo de administración, comunicaciones para la resolución de conflictos, o para simplemente contestar una solicitud de información.

Se debe aclarar qué referencias del registro de copropietarios se debe tratar con cuidado, brindando acceso solamente para la gestión del conjunto.

En la Ley no habla de cuáles son los datos que debe mantener el registro de copropietarios y residentes, así que aquí nos atrevemos a dar unas recomendaciones orientadas a facilitar la administración de un conjunto:

 

Dato Descripción
Nombre propiedad Entiéndase la casa o apartamento
CHIP Número de CHIP del inmueble
Nombre Nombre y apellidos del propietario
Teléfono de contacto Número de contacto del propietario
Dirección de contacto Dirección de correspondencia física del propietario
Correo electrónico Dirección de e-mail
Residente Si/No
Tipo de contacto Propietario, Representante, Residente, Visitante
Notificaciones Si/No (Autorización para notificaciones por E-mail)

 

Lo anterior es básico para contactar al propietario con el fin de invitarlo a las asambleas o citarlo. Se deja la posibilidad de registrar representantes cuando éste tiene su apartamento arrendado mediante una empresa de propiedad horizontal, o es representado por un amigo o familiar.

Existe información que se puede adicionar al registro de propietarios y residentes para la gestión de la propiedad horizontal, por ej., en tipo de contacto hemos adicionado la opción de Residente y visitante para el registro de los residentes “Familiares o personas en arriendo” y los visitantes; esta última opción sirve para anotar a los visitantes permanentes que pueden acceder a la copropiedad, así el propietario no se encuentre presente como en el caso que un propietario salga de vacaciones y autorice a otra persona a entrar a su propiedad para alimentar una mascota o regar las plantas.

Adicional a éstos se pueden registrar los siguientes datos con fines administrativos:

 

Dato Descripción
Actividad Profesión u oficio que ejerce el propietario
Mascotas Si/No
Género mascota
Cantidad mascotas
Tipo vehículo (s) Carro / Moto
Placas vehículo
Nombre emergencia Persona a avisar en caso de emergencia
Teléfono emergencia Número de la persona a contactar en una emergencia

 

Con el registro de propietarios podrás facilitar las comunicaciones con todos ellos, tener actualizado el listado para votaciones de la propiedad y verificar si las personas que se postulan para ocupar un puesto en el consejo de administración es en realidad el propietario, o en su defecto tiene la representación de la propiedad firmada por el dueño. La información de los propietarios se puede actualizar a través de un certificado de tradición y libertad de cada inmueble.

Al finalizar este artículo encontrarás el link a un archivo en Excel que contiene tres hojas, en la primera hay un formulario para distribuir con las cuentas de cobro de la copropiedad que sirve para recabar información, la segunda hoja es un listado con los datos de la copropiedad y la tercera vincula los copropietarios con los residentes.

Actualización de datos

Para finalizar, si necesitas ayuda en la actualización del registro de copropietarios utiliza la página de contacto para escribirnos y con gusto nos pondremos en contacto.

20 comentarios en “El Libro de copropietarios

  • Buenas tardes:

    Deseariamos saber como serian los procesos a seguir en base en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 del 2013 que versan sobre la proteccion de datos personales.

    si seguimos la recomendación todos los datos solicitados se consederarian de caracter publico?
    es obligatorio que los propietarios compartan esa información si es publica?

    gracias

  • Un copropietario puede negarse a entregar sus datos personales o de su familia y cual sería la base jurídica que lo ampare para su negación?

    • En nuestro artículo «El libro de Copropietarios» se dice :» Con el registro de propietarios podrás facilitar las comunicaciones con todos ellos, tener actualizado el listado para votaciones de la propiedad y verificar si las personas que se postulan para ocupar un puesto en el consejo de administración es en realidad el propietario, o en su defecto tiene la representación de la propiedad firmada por el dueño. La información de los propietarios se puede actualizar a través de un certificado de tradición y libertad de cada inmueble». Igualmente, saber quién ocupa la copropiedad para evitar el ingreso de personas ajenas a las que allí habitan, sin permiso previo del propietario del inmueble; igualmente, en caso de alguna emergencia, etc.

  • Dra. Maria Cristina.
    Requiero tener claridad en la siguiente situación: Somos varios hermanos y tenemos en un edificio de 18 unidades un porcentaje de copropiedad del 50.5%, una de las unidades tiene el 22.% por tanto una cuota alta de administración. El servicio de celaduría es el rubro más alto en el presupuesto y es un servicio igual para todos e incluso en Asamblea se prohibió que este funcionario ingresara a esta unidad -la del coeficiente del 22%- que es una plazoleta de comidas a ayudar en el tiempo pico de almuerzo. Se está presentando que como se tiene un coeficiente en su total de la mitad y se es puntual en los pagos, muchos locatarios propietarios o arrendatarios han dejado de cancelar su cuota, en total 5 al punto que se sobrevive y con mucha dificultad en una ciudad que está en crisis -Cúcuta- Los cobros juridicos son lentos y no hay otra medida de presión.
    Me parace injusto que el cobro de la celaduría que atiende a todos por igual e incluso a locatarios que operan clientes permanentes y durante todo el día sea su pago por el % de la copropiedad mencionado. Es factible y legal que este rubro se distribuya por partes iguales, aplicando el coeficiente de gatos?
    He expuesto en la Asamblea los riesgos que se está asumiendo por la comodidad de algunos que pese a visitar´rseles no dan la importancia ni seriedad. Es factible modificar en el Reglamento el establecimiento de los coeficientes para el pago de las expensas comunes?

    • «Coeficientes de copropiedad: Indices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propie tarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Definen además su participación en la asamblea de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-522 de 2002»

      Los coeficientes de propiedad no pueden modificarse por mera liberalidad, debe hacerse por escritura publica y llevarse a la Oficina de Instrumentos Públicos para su registro.

      «ARTÍCULO 28. Modificación de coeficientes. La asamblea general, con el voto favorable de un número plural de propietarios que represente al menos el setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, podrá autorizar reformas al reglamento de propiedad horizontal relacionadas con modificación de los coeficientes de propiedad horizontal, en los siguientes eventos:

      1. Cuando en su cálculo se incurrió en errores aritméticos o no se tuvieron en cuenta los parámetros legales para su fijación.

      2. Cuando el edificio o conjunto se adicione con nuevos bienes privados, producto de la desafectación de un bien común o de la adquisición de otros bienes que se anexen al mismo.

      3. Cuando se extinga la propiedad horizontal en relación con una parte del edificio o conjunto.

      4. Cuando se cambie la destinación de un bien de dominio particular, si ésta se tuvo en cuenta para la fijación de los coeficientes de copropiedad».

  • Estimada Maria Cristina,
    Tengo la siguiente consulta:
    Un miembro del consejo directivo de un edificio le solicito el libro de registro de propietarios a la administradora. Arbitrariamente seleccionó los datos de algunos apartamentos y los hizo públicos. Específicamente entrego un informe a la cámara de comercio regional, gobernación y policía con toda la información para que estos investigarán el posible incumplimiento del decreto 2590 de 2009. En este documento figuran los registros, nombres y datos personales de los propietarios, visitantes e inquilinos. Todo esto se realizo sin consentimiento del consejo ni asamblea de propietarios. En este caso no prima la confidencialidad? se infringió la ley de protección de datos?
    Muchas gracias de antemano

    • Sí, debe primar la confidencialidad. En el reglamento del conjunto debe quedar específicamente regulado este tem para evitar estas situaciones. Pero, cuando se trate de algún requerimiento de tipo oficial, como en el caso del art. 3o. del Decreto 259 0 de 2009: «Parágrafo segundo. Es obligación de los administradores de los inmuebles sometidos a régimen de propiedad horizontal, reportar al Viceministerio de Turismo, la destinación de vivienda turística de los inmuebles de la propiedad horizontal que administra, cuando éstos no estén autorizados por los reglamentos para dicha destinación, o no se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Turismo»

  • En mi conjunto la Administradora esta solicitando para efecto de actualizar el registro de propietarios copia del certificado de libertad, además como requisito para poder participar en la asamblea del 2018.
    Esto es asi?
    Si no se pasa dicho documento, ella lo solicita y cobrará el documento en la cuota de administración.
    Si tiene esas facultades?
    Alguien que me aclare esto.

    • Como lo hemos dicho tantas veces, todo depende de lo que la asamblea haya autorizado y que haya quedado plasmado en el correspondiente reglamento de propiedad horizontal. Si es una norma establecida y no se coopera para ello, el administrador debe buscar la forma más apropiada para cumplir con su obligación. En este caso, está confirmando quién o quiénes son los actuales propietarios de la copropiedad y, por lo tanto, quiénes tienen derecho para decidir y votar en la asamblea de propietarios del conjunto residencial.

  • Dra. Maria Cristina buenas noches.

    En mi conjunto la Administradora esta solicitando diligenciar el censo poblacional basado en un formulario elaborado por la misma administración, aduciendo que de no contestarse el censo se multará aquellas personas que no diligencien dicho formulario, dicha sanción autorizada por la superintendencia de industria y comercio.

    Esto es cierto? la administración puede multarnos por no entregar información personal?

    Agradezco su valiosa orientación

    • Le recomiendo ir al siguiente link y consultar lo que el Dane determina para el diligenciamiento del censo electrónico: https://censo2018.dane.gov.co/
      https://censo2018.dane.gov.co/sobre-censo

      Inicio
      eCenso
      Entre el 9 de enero y el 3 de abril de 2018 se adelantarán labores relacionados con el eCenso. Para comenzar, entre el 8 de enero y el 9 de marzo el eCenso estará al aire para que los residentes en Colombia puedan diligenciarlo de manera fácil y autónoma. Después de esta fecha el DANE procesará la información de quienes respondieron el censo para entregarles la información a los censistas sobre cuáles son los hogares en los que únicamente deben pedir el código de barras. En esta misma etapa, comenzando el 26 de marzo, serán contratados los censistas que visitarán los hogares.

      https://ecenso.dane.gov.co/registro

      Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE
      Tel: (1) 5978300 – Ext 2287
      http://www.dane.gov.co

  • Buenas tardes doctora María Cristina:

    Mi consulta es sobre el tiempo que se debe conservar la información contable, actas y demás documentos de la copropiedad. Cuál el procedimiento para dar de baja esa información

    Muchas gracias

    • La información de Contabilidad a la que usted nos hace referencia, tanto los Comprobantes de Contabilidad, los Soportes y correspondencia de la actividad de la P.H., deben conservarse por un período de diez años.

      El marco jurídico de la contabilidad de la Propiedad Horizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se encuentran reglamentadas por el Título IV del Libro Primero del Código de Comercio, los Decretos 2649 y 2650 de 1993 con sus modificaciones y la Ley 675 del 2001, así como el concepto número 2017-507 emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) el 24 de julio de 2017, donde los interesados podrán responderse todas las inquietudes relacionadas con el manejo de la contabilidad en propiedad horizontal, así como las acciones que se deben tomar en caso que se presenten irregularidades en su manejo.

      Hay que tener presente que a la P.H., en caso que haya ausencia de norma aplicable en la Ley 675 de 2001, se toma como norma las establecidas por el C.del Ccio. para las empresas.

  • Buenos días, una pregunta, soy administradora de un complejo médico que posee zona comercial y dos torres de consultorios, el libro de registro de copropietarios y residentes puede ser virtual? o debe ser físico? tiene que estar impreso?

  • Buenas noches, en el conjunto donde vivo el administrador solicito que todos los apartamentos con balcón, deben desocupar los balcones y no pueden dejar en ellos ningún tipo de elementos, ni materas, ni sillas, absolutamente nada, el tiene la potestad de realizar esta solicitud

    • Debe verificar en el reglamento de la P.H. Si existe un artículo o cláusula que lo diga, el administrador sí tiene la facultad para ello; incluso, puede que en el manual de convivencia exista alguna multa para ello.

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