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La información es uno de los recursos más importantes en la propiedad horizontal, sirve de  apoyo para la toma de decisiones;  su utilidad empieza desde la presentación de informes del administrador, toma de decisiones basada en los indicadores y la gestión de la copropiedad.

Para el correcto ejercicio de la administración es necesario contar con una información que sea exacta y que facilite la ejecución de sus actividades y a su vez,  sirva de base para verificar la gestión del administrador:

  • El listado de las copropiedades de la propiedad horizontal (Casas, apartamentos, garajes, depósitos). Sirve para votaciones, atención de requerimientos.
  • La Información de los propietarios de las copropiedades, para atención de requerimientos, comunicados, votaciones, asistencias, cobros, etc.
  • Las Solicitudes que recibe el administrador.
  • La Gestión de qué labores ha realizado el administrador y qué tareas tiene pendiente.
  • Las Tareas asignadas por el consejo y tareas cumplidas.
  • El Informe de cartera.
  • Comunicarse con un residente en caso de emergencia (Incendio, Robo, etc.)

La información de las copropiedades y sus propietarios permite hacer una correcta gestión de las peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias (PQRFS) realizadas por los propietarios; lo anterior reduce los problemas de convocatorias a las reuniones, facilita la información a aquellos propietarios que no viven en sus inmuebles, mejora la gestión de cartera y de la administración.

Un recurso valioso es contar con un listado de la información de los copropietarios para realizar la gestión de administración, por ejemplo: Hacerle llegar comunicados.

Para que la recolección de información sea más eficiente, ésta debería elaborarse a través de un sistema vía Internet;  ahora, si la copropiedad no cuenta con un sistema web, a continuación encontrarán unas hojas de cálculo que servirán como un medio semiautomático  de recolección de la misma, también sirve para personas que no usan Internet, como algunos adultos mayores

Al final del artículo podrá descargar un formato de recopilación de la información de copropietarios o residentes, el formato está configurado para imprimirse en tamaño carta. El archivo consta de tres hojas de cálculo.

La primera denominada “Datos Copropietarios” está elaborada para ahorrar la mayor cantidad de papel, por lo que permite imprimir dos formatos en una hoja que está elaborada para ser impresa y distribuida a las unidades residenciales.

La segunda hoja “Apartamentos” permite guardar en un listado la información básica de las copropiedades, la información de este listado permite la gestión de los llamados a lista y la gestión de las  votaciones.

La tercera hoja “Residentes” permite crear el listado de las personas de la copropiedad. Este listado es información base para las comunicaciones entre la administración y los copropietarios, la gestión de incidentes por parte del comité de convivencia, la atención en portería y la gestión de cartera.

En el archivo, resaltado en color rojo, podrán encontrar el texto que se debe cambiar para personalizar el archivo.

El archivo fue realizado con la idea de simplificar la gestión del conjunto, facilitar al Administrador el trámite del  directorio de copropietarios y al Consejo la supervisión de las actividades realizadas.

Otra manera de mantener la información al día es mantener la lista de contactos del correo de la copropiedad actualizado, todas las cuentas de correo permiten descargar la lista de copropietarios.

Siéntase libre de usar los formatos aquí referenciados, sin embargo se entregan tal como están, exonerándonos de cualquier responsabilidad por su uso o errores en él formato.

A continuación encontraras el link para descargar el archivo:

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