Seleccionar página

Del pago oportuno de los copropietarios depende el correcto funcionamiento del Conjunto, porque con estos dineros se cubren costos de aseo, vigilancia, electricidad y agua, entre otros. Aunque los pagos son una obligación de los copropietarios se presenta su incumplimiento por parte de muchos de ellos, sin tener en cuenta las consecuencias por su irresponsabilidad.

La gestión de las cuotas de administración es una función del administrador y está consagrada en la ley 675 de 2001 en su Artículo 51, numeral 8:

Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

Para el cobro de las expensas comunes, el administrador generalmente usa las siguientes estrategias de cobro, dependiendo del tiempo en que se encuentra la cartera:

  • Publicando el listado de morosos.
  • Llamando directamente al propietario
  • Cobrando intereses por mora.
  • Contratando empresas de cobranzas para cobros pre y jurídicos.
  • Suspendiendo servicios comunes no esenciales.
  • Haciendo acuerdos de pago con el deudor.

La cartera de un conjunto se divide por tiempo de la siguiente manera:

  • Inferior a 30 días
  • Entre 31 y 60 días
  • De 61 a 90 días
  • Superior a 90 días

De la adecuada administración se evita que la cartera llegue a tiempos superiores a los 90 días, por ser la más difícil de recuperar y la que mayor tiempo lleva.

Para el cobro de cartera, la administración debe contar con información confiable y adecuada para lograr realizar su gestión. Las herramientas más necesarias para realizar sus actividades son:

  • Una contabilidad llevada correctamente y al día permite tener el estado de cartera de los apartamentos al día; de esta forma se pueden iniciar procesos y cobros sin complicaciones.
  • Es importante contar con un Libro de copropietarios actualizado y acorde con la contabilidad, esto es básico y permite contactar al moroso.
  • Contar con una empresa de cobranzas que colabore a la copropiedad con la gestión del cobro pre jurídico para los que se encuentren entre 61 y 90 días.
  • La credibilidad del administrador, porque si el administrador amenaza y no cumple lo que hará es que aumentará el efecto contrario a la recuperación de la cartera.
  • Acuerdos de pago correctamente diligenciados.
  • Los descuentos o condonación de intereses que se puedan otorgar, los cuales deben estar previamente aprobados por una asamblea de propietarios donde indique montos y tiempo de aplicación.
  • Indicadores de gestión que permitan tomar las decisiones adecuadas en el momento adecuado. Esto colabora a evitar que la cartera pase a la última etapa.

Dos indicadores básicos de gestión de cartera son el porcentaje de la cartera por edades y la variación de la cartera a través del tiempo. Con el primero se determinan las acciones a ejecutar para el cobro de la cartera y el segundo permite saber si las acciones tomadas están surtiendo efecto; cuando en el segundo indicador hay una variación negativa indica que la cartera se está recuperando, una variación positiva nos indica que las acciones ejecutadas no están surtiendo efecto.

A continuación un ejemplo de indicadores de cartera por tiempo y la variación de la cartera.

 

CarteraPorTiempo

 

VariacionCartera

A continuación, se puede descargar un formato de acuerdo de pago que puede adecuar a sus necesidades:

Formato acuerdo de pago.

Otros artículos de interés:

  • Libro de copropietarios
  • Verificación de las cuentas de un conjunto – La circularización de cartera

Para finalizar, las soluciones y sugerencias aquí expresadas se entregan tal como están, o sea, no se asume responsabilidad por su uso. Adicionalmente, se avisa que la página usa cookies para ayudas de navegación.

Si tiene alguna observación adicional que sirva para complementar este tema, o desea que publiquemos alguno adicional más adelante, por favor deje su opinión en un comentario o like.