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Una de las herramientas más importantes con la que se cuenta para la administración de una copropiedad horizontal es el registro de los copropietarios. El registro de copropietarios está contemplado en la Ley 675 de 2001, más específicamente en el capítulo XI, artículo 51: “Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.

Aunque la Ley especifica que es una función del administrador, en ningún momento habla de la información que debe llevar el mismo. Los datos del registro de propietarios y residentes son de vital importancia para contactar a los mismos, tanto para convocatorias a asambleas, postularse como representante del consejo de administración, comunicaciones para la resolución de conflictos, o para simplemente contestar una solicitud de información.

Se debe aclarar qué referencias del registro de copropietarios se debe tratar con cuidado, brindando acceso solamente para la gestión del conjunto.

En la Ley no habla de cuáles son los datos que debe mantener el registro de copropietarios y residentes, así que aquí nos atrevemos a dar unas recomendaciones orientadas a facilitar la administración de un conjunto:

 

Dato Descripción
Nombre propiedad Entiéndase la casa o apartamento
CHIP Número de CHIP del inmueble
Nombre Nombre y apellidos del propietario
Teléfono de contacto Número de contacto del propietario
Dirección de contacto Dirección de correspondencia física del propietario
Correo electrónico Dirección de e-mail
Residente Si/No
Tipo de contacto Propietario, Representante, Residente, Visitante
Notificaciones Si/No (Autorización para notificaciones por E-mail)

 

Lo anterior es básico para contactar al propietario con el fin de invitarlo a las asambleas o citarlo. Se deja la posibilidad de registrar representantes cuando éste tiene su apartamento arrendado mediante una empresa de propiedad horizontal, o es representado por un amigo o familiar.

Existe información que se puede adicionar al registro de propietarios y residentes para la gestión de la propiedad horizontal, por ej., en tipo de contacto hemos adicionado la opción de Residente y visitante para el registro de los residentes “Familiares o personas en arriendo” y los visitantes; esta última opción sirve para anotar a los visitantes permanentes que pueden acceder a la copropiedad, así el propietario no se encuentre presente como en el caso que un propietario salga de vacaciones y autorice a otra persona a entrar a su propiedad para alimentar una mascota o regar las plantas.

Adicional a éstos se pueden registrar los siguientes datos con fines administrativos:

 

Dato Descripción
Actividad Profesión u oficio que ejerce el propietario
Mascotas Si/No
Género mascota
Cantidad mascotas
Tipo vehículo (s) Carro / Moto
Placas vehículo
Nombre emergencia Persona a avisar en caso de emergencia
Teléfono emergencia Número de la persona a contactar en una emergencia

 

Con el registro de propietarios podrás facilitar las comunicaciones con todos ellos, tener actualizado el listado para votaciones de la propiedad y verificar si las personas que se postulan para ocupar un puesto en el consejo de administración es en realidad el propietario, o en su defecto tiene la representación de la propiedad firmada por el dueño. La información de los propietarios se puede actualizar a través de un certificado de tradición y libertad de cada inmueble.

Al finalizar este artículo encontrarás el link a un archivo en Excel que contiene tres hojas, en la primera hay un formulario para distribuir con las cuentas de cobro de la copropiedad que sirve para recabar información, la segunda hoja es un listado con los datos de la copropiedad y la tercera vincula los copropietarios con los residentes.

Actualización de datos

Para finalizar, si necesitas ayuda en la actualización del registro de copropietarios utiliza la página de contacto para escribirnos y con gusto nos pondremos en contacto.